Подготовьте процесс
Начните с описания текущего пути служебной поездки: кто инициирует заявку на командировку, кто её согласует, где бронируют билеты и как собирают документы для отчёта. Чем точнее вы зафиксируете процесс, тем быстрее перенесёте его в сервис для командировок без лишних доработок.
Сразу определите роли: сотрудник, руководитель, бухгалтерия и администратор. Для каждой роли пропишите, что она делает в системе управления командировками: подаёт заявку, согласует, подбирает билеты, проверяет расходы или закрывает авансовый отчёт. Это убирает путаницу уже на старте.
Настройте TripScan
На втором шаге настройте базовые сценарии в TripScan: форму заявки, маршрут согласования, правила по поездкам и набор обязательных полей. Если компании нужны разные правила для отделов или направлений, задайте их отдельно, чтобы не перегружать сотрудников лишними вопросами.
Затем подключите подбор билетов и сбор документов в одном интерфейсе. Сотруднику не придётся переходить между сервисами, а бухгалтерия сразу получит данные для проверки. Важно заранее проверить, какие поля нужны для авансового отчёта, чтобы потом не собирать недостающие детали вручную.
Запустите и проверьте
Перед стартом проведите короткое обучение: как создать заявку на командировку, как увидеть статус согласования и где найти билеты и документы. Для малого бизнеса достаточно одной понятной инструкции и живого примера, чтобы команда начала работать без долгой адаптации.
После запуска возьмите несколько реальных поездок и пройдите их целиком: от заявки до авансового отчёта. Так вы быстро увидите, где не хватает полей, кто задерживает согласование и какие шаги можно упростить. После первой недели использования обычно остаются только точечные правки.
Итог
Общие вопросы разобраны в поддержке. Другие инструкции и обзоры собраны в разделе материалов. Как устроен сервис — на странице о каталоге.